Rechnungen, Transaktionen und Auszahlungen
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Dieser Artikel bezieht sich auf das klassische Admin-System. Wenn Ihr Verein die neue Admin-Plattform nutzt, lesen Sie bitte den Abschnitt „Admins – neue Plattform“.
Abler bietet im Bereich Finanzen drei zentrale Reiter, mit denen Sie die Finanzaktivitäten Ihres Vereins verwalten können. Sie decken den gesamten Zahlungsablauf ab – von der Umsatzentstehung bis zur Zahlung an Ihren Verein:
Rechnungen – Zeigt alle Rechnungen, die für Anmeldungen ausgestellt wurden, einschließlich ihres Zahlungsstatus. Wird automatisch erstellt, wenn sich ein Nutzer für einen Dienst anmeldet oder wenn ein Admin ein Mitglied für einen Dienst anmeldet.
Transaktion – Zeigt alle Zahlungen, die auf diese Rechnungen geleistet wurden, einschließlich Kartenzahlungen, Rabatten und manuellen Einträgen durch Admins.
Auszahlung – Liste aller Auszahlungen des Kartenabwicklers an das Bankkonto des Vereins, inklusive Gebühren und Aufschlüsselung der Transaktionen.
Zusammen bieten Ihnen diese Werkzeuge einen vollständigen Überblick darüber, was in Rechnung gestellt, bezahlt und erhalten wurde.
Gehen Sie im linken Menü zum Bereich Finanzen, um auf die drei Reiter zuzugreifen.
Der Reiter Rechnungen zeigt alle Rechnungen, die mit Anmeldungen innerhalb Ihres Vereins oder seiner Abteilungen verbunden sind. So können Sie:
Nachverfolgen, was in Rechnung gestellt wurde, z. B. welcher Umsatz erzielt wurde
Prüfen, welche Rechnungen bezahlt, unbezahlt, teilweise bezahlt, fehlgeschlagen (Split), storniert oder archiviert sind
Berechnete Beträge und gewährte Rabatte überprüfen
Den Status der Rechnungen prüfen
Jede Zeile in der Rechnungsliste entspricht einer Rechnung mit folgenden Angaben:
Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Nutzer | Name des Nutzers (in der Regel ein Erziehungsberechtigter oder Spieler), der mit der Rechnung verbunden ist. |
Abteilung | Die Abteilung (z. B. Basketball). |
Gruppe | Die konkrete Gruppe innerhalb der Abteilung, sofern zutreffend. |
Titel | Der Name der Anmeldung oder Mitgliedschaft. |
Rechnungsnr. | Eindeutige Rechnungsnummer. Klicken Sie darauf, um die Rechnung anzuzeigen und Änderungen vorzunehmen. |
Gesamtbetrag | Der insgesamt berechnete Betrag. |
Bezahlter Betrag | Der bereits bezahlte Betrag. |
Rechnungsdatum | Wann die Rechnung erstellt wurde. |
Fälligkeitsdatum | Wann die Rechnung fällig ist (sofern zutreffend). |
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von 0 weisen in der Regel auf einen 100%-Rabatt oder eine kostenlose Anmeldung hin.
Klicken Sie auf die Rechnungsnummer, um die Rechnungsdetails zu öffnen. Von dort aus können Sie manuell Transaktionen hinzufügen, z. B. Rabatt, Stornierung oder Rückerstattung (ganz oder teilweise), sowie andere Zahlungsarten wie Banküberweisung oder Barzahlung. Fälligkeitsdaten können nicht geändert werden.
Verwenden Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite, um mehrere Rechnungen auszuwählen. Dies dient ausschließlich dazu, unbezahlte Rechnungen in großer Zahl zu stornieren.
Verwenden Sie Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen:
Sortierkriterien (Erstellungsdatum / Aktualisierungsdatum)
Abteilung
Zielkonto
Vereinsdienst
Status (z. B. Überfällig)
Typ
Manuelle Zahlungen
Rechnungsnummer
Transaktionsnummer
Nutzername, E-Mail oder ID
Gesamtbetrag (größer/kleiner als)
Klicken Sie auf Suchen, um die Filter anzuwenden, oder auf Filter zurücksetzen, um sie zu löschen.
Verwenden Sie die Datumsauswahl oben links, um Rechnungen zu filtern nach:
Heute
Letzte Woche
Dieser Monat
Benutzerdefinierter Zeitraum
Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere oben rechts, um Folgendes herunterzuladen:
Rechnungsliste – Eine Tabelle mit Rechnungsstatus, Beträgen und Nutzerdetails.
Zahlungsliste – Eine Aufschlüsselung aller Zahlungen, die auf ausgewählte Rechnungen geleistet wurden, einschließlich Zahlungsmethoden und Daten.
Der Reiter Transaktionen ergänzt den Reiter Rechnungen, indem er alle mit Rechnungen verknüpften Zahlungen anzeigt. Jede Zeile in dieser Liste steht für eine einzelne Transaktion – ob Kartenzahlung, Rabatt, Stornierung oder manuell vom Admin eingetragene Zahlung.
Diese Liste hilft Ihnen dabei:
Nachzuverfolgen, wie und wann Rechnungen bezahlt werden
Zu bestätigen, welche Zahlungen eingegangen sind
Fehlende oder fehlgeschlagene Zahlungen zu erkennen
Rabatte und manuell vom Admin hinzugefügte Zahlungen zu überprüfen
Zahlungen mit Rechnungen zum Abgleich und zur Berichterstattung zusammenzuführen
Durch die Kombination dieser Liste mit der Rechnungsliste sehen Sie sowohl, was in Rechnung gestellt, als auch, was bezahlt wurde.
Kartenzahlungen – Von Nutzern über den Online-Checkout getätigt.
Automatische Rabatte – Während der Anmeldung angewendet (z. B. Geschwisterrabatt).
Admin-Zahlungen – Manuell von Administratoren eingetragen (z. B. Bar, Rückerstattung, Stornierung).
Spalte | Beschreibung |
Autorisiert | Datum und Uhrzeit, zu dem die Zahlung erfasst wurde. |
Abteilung | Die Abteilung, zu der die Zahlung gehört. |
Gruppe | Die Gruppe/das Team, auf das sich die Zahlung bezieht. |
Zahler | Der Nutzer, der die Zahlung getätigt hat bzw. mit ihr verbunden ist. |
Methode | Zahlungsmethode (z. B. Karte, Bar, Rabatt, manuell). |
Betrag | Höhe der Zahlung. |
Status | Bezahlt oder Unbezahlt. |
Rechnungsnr. | Verknüpfte Rechnung. Klicken Sie darauf, um die Rechnungsdetails anzuzeigen. |
Verfügbare Filter sind unter anderem:
Abteilung
Zielkonto
Vereinsdienst
Status (Bezahlt / Unbezahlt)
Typ (Karte, Rabatt, manuell usw.)
Rechnungsnummer
Transaktionsnummer
Externe Referenz
Nutzer
Betragsbereich
Klicken Sie auf Suchen, um die Filter anzuwenden, oder auf Filter zurücksetzen, um sie zu löschen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere oben rechts, um die Zahlungsliste (Transaktion) zu exportieren und Ihre eigene aggregierte Ansicht der Daten zu erstellen.
Der Reiter Auszahlungen zeigt den letzten Schritt im Zahlungsprozess – wenn Kartenzahlungen vom Zahlungsanbieter auf das Bankkonto des Vereins überwiesen werden.
Nutzer meldet sich an und zahlt per Karte – Eine Rechnung wird erstellt und bezahlt.
Gelder werden vorübergehend einbehalten – Der Zahlungsabwickler (z. B. Adyen) prüft und hält die Gelder zurück.
Auszahlung – Der Zahlungsabwickler überweist die Gelder an das Bankkonto des Vereins, gemäß dem Auszahlungszyklus des Vereins, z. B. wöchentlich.
Abler erfasst die Auszahlung – Abler zeigt die Auszahlung im Reiter Auszahlungen an, mit Beträgen, Gebühren und Transaktionsdetails in einer Excel-Datei zum Download.
Wenn eine Auszahlung einen negativen Betrag anzeigt, bedeutet das, dass eine Rückerstattung verarbeitet wurde.
Gehen Sie im Abler-System zum Bereich Finanzen.
Wählen Sie im Menü Auszahlungen aus.
Verwenden Sie die Filter, um nach Datum oder Abteilung einzugrenzen.
Wählen Sie eine oder mehrere Auszahlungen aus.
Klicken Sie auf Andere, um den Auszahlungsbericht als Excel-Datei herunterzuladen.
Die exportierte Excel-Datei enthält zwei Reiter:
Reiter Zahlungen – Übersicht über jede Auszahlung:
Auszahlungsnummer
Zahlungsdatum
Auszahlung (überwiesener Nettobetrag)
Bruttobetrag
Transaktionsgebühren
Anzahl der Transaktionen
Reiter Transaktionen – Aufschlüsselung jeder Auszahlung mit den zugrunde liegenden Transaktionen:
Teilnehmer
Zahler
Erworbener Dienst
Rechnungsnummer
Nettobetrag
Gebühren
Bruttobetrag
So finden Sie eine bestimmte Rechnung aus dem Auszahlungsexport:
Verwenden Sie die Suchleiste in Abler.
Geben Sie invoice: [Nummer] ein (ersetzen Sie dies durch die tatsächliche Rechnungsnummer).
Drücken Sie die Eingabetaste, um die Rechnung zu öffnen.
Klicken Sie auf der Rechnungsseite auf Bezahlt, um die Autorisierungsnummer anzuzeigen.
Gleichen Sie diese mit der Nummer in Spalte U der Excel-Datei ab.
Durch die gemeinsame Nutzung der Reiter Rechnungen, Transaktionen und Auszahlungen erhalten Sie einen vollständigen Überblick über den Finanzfluss – von der Anmeldung über den Zahlungseingang bis zur Auszahlung an den Verein.