Finanzas: facturas, transacciones y liquidaciones
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Abler ofrece tres pestañas clave en la sección Finance para ayudarte a gestionar la actividad financiera de tu club. Cubren todo el flujo de pago, desde que se generan los ingresos hasta que se paga a tu club:
Invoices: muestra todas las facturas emitidas por inscripciones, con su estado de pago. Se crean automáticamente cuando un usuario se inscribe en un servicio o cuando un administrador inscribe a un miembro en un servicio.
Transaction: muestra todos los pagos hechos para esas facturas, incluidos pagos con tarjeta, descuentos y entradas manuales del administrador.
Settlement: lista de todos los pagos del procesador de tarjetas a la cuenta bancaria del club, con comisiones y desglose de transacciones.
Juntas, estas herramientas te dan una visión completa de lo que se ha facturado, pagado y recibido.
Ve a la sección Finance en el menú de la izquierda para acceder a las tres pestañas.
La pestaña Invoices muestra todas las facturas relacionadas con inscripciones de tu club o sus divisiones. Te permite:
Seguir lo que se ha facturado, es decir, qué ingresos se han generado
Ver qué facturas están Paid, Unpaid, Split payment, Split failed, Cancelled o Archived
Revisar los importes cobrados y los descuentos aplicados
Comprobar el estado de las facturas
Cada fila de la lista representa una factura, con estos datos:
Columna | Descripción |
|---|---|
User | Nombre del usuario (normalmente un tutor o jugador) vinculado a la factura. |
Division | La división (por ejemplo, Baloncesto). |
Group | El grupo concreto dentro de la división, si corresponde. |
Title | El nombre de la inscripción o membresía. |
Invoice Nr | Número de factura único. Haz clic para ver la factura y hacer cambios. |
Total Amount | El importe total cobrado. |
Paid Amount | El importe que se ha pagado. |
Invoice Date | Cuándo se creó la factura. |
Due Date | Cuándo vence la factura (si corresponde). |
Las facturas con un importe total de 0 suelen indicar un descuento del 100 % o una inscripción gratuita.
Haz clic en el número de factura para abrir sus detalles. Desde ahí puedes añadir transacciones manualmente, como un descuento, una cancelación o un reembolso (parcial o total), y otros tipos de pago, como transferencia bancaria o pago en efectivo. Las fechas de vencimiento no se pueden cambiar.
Usa las casillas de la izquierda para seleccionar varias facturas. Esto solo sirve para cancelar facturas impagadas de forma masiva.
Usa los filtros para acotar los resultados:
Sort criteria (Date created / Date updated)
Division
Destination account
Club service
State (por ejemplo, Overdue)
Type
Manual payments
Invoice number
Transaction number
Nombre, correo electrónico o ID del usuario
Total amount (mayor o menor que)
Haz clic en Search para aplicar los filtros o en Reset filters para borrarlos.
Usa el selector de fechas de la parte superior izquierda para filtrar las facturas por:
Today
Last week
This month
Custom range
Haz clic en el botón Other en la esquina superior derecha para descargar:
Invoice list: una hoja de cálculo con el estado, los importes y los datos de usuario de las facturas.
Payment list: un desglose de todos los pagos hechos para las facturas seleccionadas, con métodos de pago y fechas.
La pestaña Transactions complementa la pestaña Invoices mostrando todos los pagos vinculados a facturas. Cada fila de esta lista representa una transacción: un pago con tarjeta, un descuento, una cancelación o un pago introducido manualmente por el administrador.
Esta lista te ayuda a:
Seguir cómo y cuándo se pagan las facturas
Confirmar qué pagos se han recibido
Detectar pagos que faltan o que han fallado
Revisar los descuentos y los pagos añadidos manualmente por el administrador
Cuadrar los pagos con las facturas para la conciliación y los informes
Combinando esta lista con la de Invoices, puedes ver tanto lo que se ha facturado como lo que se ha pagado.
Pagos con tarjeta: los hacen los usuarios en el proceso de pago online.
Descuentos automáticos: se aplican durante la inscripción (por ejemplo, descuento por hermanos).
Pagos del administrador: los introducen manualmente los administradores (por ejemplo, efectivo, reembolso o cancelación).
Columna | Descripción |
Authorized | Fecha y hora en que se registró el pago. |
Division | La división a la que pertenece el pago. |
Group | El grupo o equipo al que corresponde el pago. |
Payer | El usuario que hizo el pago o que está vinculado a él. |
Method | Método de pago (por ejemplo, tarjeta, efectivo, descuento, manual). |
Amount | Importe del pago. |
Status | Paid o Unpaid. |
Invoice Nr | Factura vinculada. Haz clic para ver los detalles de la factura. |
Los filtros disponibles son:
Division
Destination account
Club service
State (Paid / Unpaid)
Type (tarjeta, descuento, manual, etc.)
Invoice number
Transaction number
External reference
User
Rango de importes
Haz clic en Search para aplicar los filtros o en Reset filters para borrarlos.
Haz clic en el botón Other en la esquina superior derecha para exportar la lista de pagos (transacciones) y crear tu propia vista agregada de los datos.
La pestaña Settlements muestra el último paso del proceso de pago: cuando los pagos con tarjeta se transfieren del proveedor de pagos a la cuenta bancaria del club.
El usuario se inscribe y paga con tarjeta: se crea una factura y se paga.
Los fondos se retienen temporalmente: el procesador de pagos (por ejemplo, Adyen) verifica y retiene los fondos.
Liquidación: el procesador de pagos envía los fondos a la cuenta bancaria del club según su ciclo de liquidación, por ejemplo, semanal.
Abler registra la liquidación: Abler muestra el pago en la pestaña Settlements, con importes, comisiones y detalles de las transacciones en una descarga de Excel.
Si una liquidación muestra un importe negativo, significa que se ha procesado un reembolso.
Ve a la sección Finance de Abler.
Selecciona Settlements en el menú.
Usa los filtros para acotar por fecha o división.
Selecciona una o varias liquidaciones.
Haz clic en Other para descargar el informe de liquidaciones a Excel.
El archivo de Excel exportado incluye dos pestañas:
Pestaña Payments: resumen de cada liquidación:
Settlement Number
Paid Date
Payout (importe neto transferido)
Gross Amount
Transaction Fees
Transaction Count
Pestaña Transactions: desglose de cada liquidación y de las transacciones que incluye:
Participant
Payer
Service Bought
Invoice Number
Net Amount
Fees
Gross Amount
Para buscar una factura concreta de la exportación de liquidaciones:
Usa la barra de búsqueda de Abler.
Escribe invoice: [número] (sustitúyelo por el número de factura real).
Pulsa Enter para abrir la factura.
En la página de la factura, haz clic en Paid para ver el número de autorización.
Compáralo con el número de la columna U de la descarga de Excel.
Si usas juntas las pestañas Invoices, Transactions y Settlements, tendrás una visión completa del flujo financiero: desde la inscripción y el cobro hasta el pago al club.