Rechnungen, Transaktionen und Auszahlungen

Abler bietet drei zentrale Reiter im Bereich Finanzen, mit denen Sie die finanziellen Abläufe Ihres Vereins verwalten können – vom Entstehen der Einnahmen bis zur Auszahlung an Ihren Verein:

• Rechnungen – Zeigt alle Rechnungen, die für Anmeldungen ausgestellt wurden, einschließlich ihres Zahlungsstatus. Wird automatisch erstellt, wenn sich ein Nutzer für eine Leistung anmeldet oder wenn ein Admin ein Mitglied für eine Leistung anmeldet.

• Transaktion – Zeigt alle Zahlungen, die auf diese Rechnungen geleistet wurden, einschließlich Kartenzahlungen, Rabatten und manuellen Einträgen durch den Admin.
  
  

• Auszahlung – Liste aller Auszahlungen vom Kartenzahlungsdienstleister auf das Bankkonto des Vereins, inklusive Gebühren und Transaktionsaufschlüsselungen.
  
  

Zusammen bieten Ihnen diese Werkzeuge einen vollständigen Überblick darüber, was in Rechnung gestellt, bezahlt und eingegangen ist.

Rechnungen

Der Reiter Rechnungen zeigt alle Rechnungen, die mit Anmeldungen innerhalb Ihres Vereins oder seiner Abteilungen verknüpft sind. Damit können Sie:

• Nachverfolgen, was in Rechnung gestellt wurde, z. B. welche Einnahmen erzielt wurden

• Prüfen, welche Rechnungen bezahlt, unbezahlt, teilweise bezahlt, fehlgeschlagen (Teilzahlung), storniert oder archiviert sind

• Berechnete Beträge und gewährte Rabatte überprüfen

• Den Status der Rechnungen prüfen

Jede Zeile in der Rechnungsliste steht für eine Rechnung mit folgenden Angaben:

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von 0 deuten in der Regel auf einen 100%-Rabatt oder eine kostenlose Anmeldung hin.

Rechnungen anzeigen und verwalten

• Klicken Sie auf die Rechnungsnummer, um die Rechnungsdetails zu öffnen. Von dort aus können Sie manuell eine Transaktion hinzufügen, zum Beispiel einen Rabatt, eine Stornierung oder eine Rückerstattung (ganz oder teilweise), sowie weitere Zahlungsarten wie Banküberweisung oder Barzahlung. Fälligkeitsdaten können nicht geändert werden.

• Verwenden Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite, um mehrere Rechnungen auszuwählen. Dies dient ausschließlich dazu, unbezahlte Rechnungen in großer Zahl zu stornieren.

Filterbereich (rechte Seite)

Nutzen Sie die Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen:

• Sortierkriterien (Erstellungsdatum / Aktualisierungsdatum)

• Abteilung

• Zielkonto

• Vereinsleistung

• Status (z. B. Überfällig)

• Typ

• Manuelle Zahlungen

• Rechnungsnummer

• Transaktionsnummer

• Nutzername, E-Mail oder ID

• Gesamtbetrag (größer/kleiner als)

Klicken Sie auf Suchen, um die Filter anzuwenden, oder auf Filter zurücksetzen, um sie zu löschen.

Zeitraumauswahl

Verwenden Sie die Datumsauswahl oben links, um Rechnungen zu filtern nach:

• Heute

• Letzte Woche

• Diesen Monat

• Benutzerdefinierter Zeitraum

Download-Optionen

Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Weitere, um Folgendes herunterzuladen:

• Rechnungsliste – Eine Tabelle mit Rechnungsstatus, Beträgen und Nutzerdetails.

• Zahlungsliste – Eine Aufschlüsselung aller Zahlungen, die für ausgewählte Rechnungen geleistet wurden, einschließlich Zahlungsmethoden und Daten.

Transaktionen

Der Reiter Transaktionen ergänzt den Reiter Rechnungen, indem er alle Zahlungen anzeigt, die mit Rechnungen verknüpft sind. Jede Zeile in dieser Liste steht für eine einzelne Transaktion – sei es eine Kartenzahlung, ein Rabatt, eine Stornierung oder eine manuell vom Admin eingetragene Zahlung.

Diese Liste hilft Ihnen dabei:

• Nachzuverfolgen, wie und wann Rechnungen bezahlt werden

• Zu bestätigen, welche Zahlungen eingegangen sind

• Fehlende oder fehlgeschlagene Zahlungen zu erkennen

• Rabatte und manuell vom Admin hinzugefügte Zahlungen zu überprüfen

• Zahlungen mit Rechnungen für Abgleich und Berichterstattung zuzuordnen

Durch die Kombination dieser Liste mit der Rechnungsliste sehen Sie sowohl, was in Rechnung gestellt wurde, als auch, was bezahlt wurde.

Zahlungsarten

• Kartenzahlungen – Von Nutzern über den Online-Checkout vorgenommen.

• Automatische Rabatte – Während der Anmeldung angewendet (z. B. Geschwisterrabatt).

• Admin-Zahlungen – Manuell von Administratoren eingetragen (z. B. Barzahlung, Rückerstattung, Stornierung).

Erklärung der Spalten

Filter

Verfügbare Filter umfassen:

• Abteilung

• Zielkonto

• Vereinsleistung

• Status (Bezahlt / Unbezahlt)

• Typ (Karte, Rabatt, manuell usw.)

• Rechnungsnummer

• Transaktionsnummer

• Externe Referenz

• Nutzer

• Betragsbereich

Klicken Sie auf Suchen, um die Filter anzuwenden, oder auf Filter zurücksetzen, um sie zu löschen.

Download

Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Weitere, um die Zahlungsliste (Transaktion) zu exportieren und Ihre eigene aggregierte Ansicht der Daten zu erstellen.

Reiter Auszahlungen – Hier finden Sie ausführlichere Informationen

Der Reiter Auszahlungen zeigt den letzten Schritt im Zahlungsprozess – wenn Kartenzahlungen vom Zahlungsdienstleister auf das Bankkonto des Vereins überwiesen werden.

So funktionieren Auszahlungen

1. Nutzer meldet sich an und zahlt per Karte – Eine Rechnung wird erstellt und bezahlt.

2. Gelder werden vorübergehend einbehalten – Der Zahlungsdienstleister (z. B. Adyen) prüft und hält die Gelder zurück.

3. Auszahlung – Der Zahlungsdienstleister überweist die Gelder auf das Bankkonto des Vereins, basierend auf dem Auszahlungszyklus des Vereins, z. B. wöchentlich.

4. Abler erfasst die Auszahlung – Abler zeigt die Auszahlung im Reiter Auszahlungen an, mit Beträgen, Gebühren und Transaktionsdetails in einem Excel-Download.

Wenn eine Auszahlung einen negativen Betrag anzeigt, bedeutet dies, dass eine Rückerstattung verarbeitet wurde.

Auszahlungen anzeigen

• Gehen Sie zum Bereich Finanzen in Abler.

• Wählen Sie im Menü Auszahlungen aus.

• Verwenden Sie die Filter, um nach Datum oder Abteilung einzugrenzen.

• Wählen Sie eine oder mehrere Auszahlungen aus.

• Klicken Sie auf Weitere, um den Auszahlungsbericht als Excel herunterzuladen.

Details zum Excel-Export

Die exportierte Excel-Datei enthält zwei Reiter:

• Reiter Zahlungen – Übersicht über jede Auszahlung:

  • Auszahlungsnummer

  • Zahldatum

  • Auszahlung (überwiesener Nettobetrag)

  • Bruttobetrag

  • Transaktionsgebühren

  • Anzahl der Transaktionen

• Reiter Transaktionen – Aufschlüsselung jeder Auszahlung, der zugrunde liegenden enthaltenen Transaktionen:

  • Teilnehmer

  • Zahler

  • Erworbene Leistung

  • Rechnungsnummer

  • Nettobetrag

  • Gebühren

  • Bruttobetrag

Rechnungsabgleich

So finden Sie eine bestimmte, im Auszahlungsexport aufgeführte Rechnung:

1. Verwenden Sie die Suchleiste in Abler.

2. Geben Sie invoice: [Nummer] ein (ersetzen Sie dies durch die tatsächliche Rechnungsnummer).

3. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Rechnung zu öffnen.

4. Klicken Sie auf der Rechnungsseite auf Bezahlt, um die Autorisierungsnummer zu sehen.

5. Gleichen Sie diese mit der Nummer in Spalte U des Excel-Downloads ab.

Indem Sie die Reiter Rechnungen, Transaktionen und Auszahlungen gemeinsam nutzen, erhalten Sie einen vollständigen Überblick über den finanziellen Ablauf – von der Anmeldung über den Zahlungseingang bis zur Auszahlung an den Verein.