Finanzas - Facturas, transacciones y liquidaciones

Abler ofrece tres pestañas clave en la sección Finance para ayudarte a gestionar la actividad financiera de tu club, cubriendo todo el flujo de pago, desde la generación de ingresos hasta los pagos a tu club:

• Invoices – Muestra todas las facturas emitidas por inscripciones, incluido su estado de pago. Se crean automáticamente cuando un usuario se inscribe en un servicio o cuando un administrador inscribe a un miembro en un servicio.

• Transaction – Muestra todos los pagos realizados sobre esas facturas, incluidos pagos con tarjeta, descuentos y entradas manuales hechas por el administrador.
  
  

• Settlement – Lista de todos los pagos del procesador de tarjetas a la cuenta bancaria del club, con comisiones y desglose de transacciones.
  
  

Juntas, estas herramientas te dan una visión completa de lo que se ha facturado, pagado y recibido.

Invoices

La pestaña Invoices muestra todas las facturas vinculadas a inscripciones de tu club o sus divisiones. Esto te permite:

• Hacer seguimiento de lo facturado, es decir, de los ingresos generados

• Comprobar qué facturas están Paid, Unpaid, Split payment, Split failed, Cancelled o Archived

• Revisar los importes cobrados y los descuentos aplicados

• Comprobar el estado de las facturas

Cada fila de la lista de facturas representa una factura, con los siguientes detalles:

Las facturas con un importe total de 0 suelen indicar un descuento del 100 % o una inscripción gratuita.

Ver y gestionar facturas

• Haz clic en el número de factura para abrir los detalles de la factura. Desde ahí puedes añadir transacciones manualmente, como un descuento, una cancelación o un reembolso, tanto parcial como total, y otros tipos de pago, como transferencia bancaria o pago en efectivo. Las fechas de vencimiento no se pueden cambiar.

• Usa las casillas de la izquierda para seleccionar varias facturas. Esto solo se usa para cancelar facturas impagadas de forma masiva.

Panel de filtros (lado derecho)

Usa los filtros para acotar los resultados:

• Sort criteria (Date created / Date updated)

• Division

• Destination account

• Club service

• State (p. ej., Overdue)

• Type

• Manual payments

• Invoice number

• Transaction number

• User name, email, or ID

• Total amount (mayor/menor que)

Haz clic en Search para aplicar los filtros o en Reset filters para borrarlos.

Selector de rango de fechas

Usa el selector de fechas de la parte superior izquierda para filtrar facturas por:

• Today

• Last week

• This month

• Custom range

Opciones de descarga

Haz clic en el botón Other de la esquina superior derecha para descargar:

• Invoice list – Una hoja de cálculo con los estados de las facturas, importes y datos de los usuarios.

• Payment list – Un desglose de todos los pagos realizados sobre las facturas seleccionadas, incluidos métodos de pago y fechas.

Transactions

La pestaña Transactions complementa la pestaña Invoices mostrando todos los pagos vinculados a las facturas. Cada fila de esta lista representa una única transacción, ya sea un pago con tarjeta, un descuento, una cancelación o un pago introducido manualmente por el administrador.

Esta lista te ayuda a:

• Hacer seguimiento de cómo y cuándo se pagan las facturas

• Confirmar qué pagos se han recibido

• Detectar pagos que faltan o que han fallado

• Revisar descuentos y pagos añadidos manualmente por el administrador

• Cruzar pagos con facturas para conciliación e informes

Combinando esta lista con la lista de Invoices, puedes ver tanto lo facturado como lo pagado.

Tipos de pago

• Pagos con tarjeta – Realizados por los usuarios mediante el pago en línea.

• Descuentos automáticos – Aplicados durante la inscripción (p. ej., descuento por hermanos).

• Pagos del administrador – Introducidos manualmente por los administradores (p. ej., efectivo, reembolso, cancelación).

Explicación de las columnas

Filtros

Los filtros disponibles incluyen:

• Division

• Destination account

• Club service

• State (Paid / Unpaid)

• Type (tarjeta, descuento, manual, etc.)

• Invoice number

• Transaction number

• External reference

• User

• Amount range

Haz clic en Search para aplicar los filtros o en Reset filters para borrarlos.

Descarga

Haz clic en el botón Other de la esquina superior derecha para exportar la lista de pagos (transacciones) y crear tu propia vista agregada de los datos.

Pestaña Settlements – Consulta información más detallada aquí

La pestaña Settlements muestra el último paso del proceso de pago: cuando los pagos con tarjeta se transfieren del proveedor de pagos a la cuenta bancaria del club.

Cómo funcionan las liquidaciones

1. El usuario se inscribe y paga con tarjeta: se crea y se paga una factura.

2. Los fondos se retienen temporalmente: el procesador de pagos (p. ej., Adyen) verifica y retiene los fondos.

3. Liquidación: el procesador de pagos envía los fondos a la cuenta bancaria del club según el ciclo de liquidación del club, p. ej., semanal.

4. Abler registra la liquidación: Abler muestra el pago en la pestaña Settlements, con importes, comisiones y detalles de las transacciones en una descarga de Excel.

Si una liquidación muestra un importe negativo, significa que se ha procesado un reembolso.

Ver liquidaciones

• Ve a la sección Finance en Abler.

• Selecciona Settlements en el menú.

• Usa los filtros para acotar por fecha o división.

• Selecciona una o varias liquidaciones.

• Haz clic en Other para descargar el informe de liquidaciones en Excel.

Detalles de la exportación a Excel

El archivo de Excel exportado incluye dos pestañas:

• Pestaña Payments – Resumen de cada liquidación:

  • Settlement Number

  • Paid Date

  • Payout (importe neto transferido)

  • Gross Amount

  • Transaction Fees

  • Transaction Count

• Pestaña Transactions – Desglose de cada liquidación, con las transacciones que incluye:

  • Participant

  • Payer

  • Service Bought

  • Invoice Number

  • Net Amount

  • Fees

  • Gross Amount

Cruzar facturas

Para buscar una factura concreta que aparece en la exportación de liquidaciones:

1. Usa la barra de búsqueda de Abler.

2. Escribe invoice: [número] (sustitúyelo por el número de factura real).

3. Pulsa Enter para abrir la factura.

4. En la página de la factura, haz clic en Paid para ver el número de autorización.

5. Compáralo con el número de la columna U de la descarga de Excel.

Usando juntas las pestañas Invoices, Transactions y Settlements, obtienes una visión completa del flujo financiero, desde la inscripción hasta el cobro y el pago al club.