Reikningar, færslur og uppgjör

Abler býður upp á þrjá mikilvæga flipa undir Fjármál-hlutanum sem hjálpa þér að stýra fjármálastarfsemi félagsins og ná yfir allt greiðsluferlið, frá tekjumyndun til greiðslna til félagsins:

• Reikningar – Sýnir alla reikninga sem gefnir eru út vegna skráninga, ásamt greiðslustöðu þeirra. Þeir verða sjálfkrafa til þegar notandi skráir sig í þjónustu eða þegar stjórnandi skráir félaga í þjónustu.

• Færslur – Sýnir allar greiðslur sem inntar eru af hendi vegna þessara reikninga, þar á meðal kortagreiðslur, afslætti og handvirkar færslur sem stjórnendur skrá.
  
  

• Uppgjör – Listi yfir allar útborganir frá kortafyrirtækinu til bankareiknings félagsins, þar á meðal gjöld og sundurliðun færslna.
  
  

Saman gefa þessi verkfæri þér heildaryfirsýn yfir hvað hefur verið reikningsfært, greitt og móttekið.

Reikningar

Flipinn Reikningar sýnir alla reikninga sem tengjast skráningum innan félagsins eða deilda þess. Þetta gerir þér kleift að:

• Fylgjast með því sem hefur verið reikningsfært, t.d. hvaða tekjur hafa myndast

• Athuga hvaða reikningar eru Greiddir, Ógreiddir, Skiptigreiðsla, Skiptigreiðsla mistókst, Afturkallaðir, Í geymslu

• Yfirfara innheimtar upphæðir og veitta afslætti

• Athuga stöðu reikninga

Hver lína í reikningalistanum sýnir einn reikning, með eftirfarandi upplýsingum:

Reikningar með heildarupphæð 0 gefa yfirleitt til kynna 100% afslátt eða frían skráningu.

Skoða og stýra reikningum

• Smelltu á reikningsnúmerið til að opna nánari upplýsingar um reikninginn. Þaðan getur þú handvirkt bætt við færslu, svo sem afslætti, afturköllun eða endurgreiðslu, bæði að hluta eða að fullu, og öðrum greiðsluaðferðum, svo sem millifærslu eða staðgreiðslu. Ekki er hægt að breyta gjalddögum.

• Notaðu hakreitina vinstra megin til að velja marga reikninga samtímis. Þetta er eingöngu notað til að afturkalla ógreidda reikninga í bunka.

Síuspjald (hægra megin)

Notaðu síur til að þrengja niðurstöðurnar:

• Röðunarviðmið (Stofndagur / Síðast uppfært)

• Deild

• Móttökureikningur

• Þjónusta félags

• Staða (t.d. í vanskilum)

• Tegund

• Handvirkar greiðslur

• Reikningsnúmer

• Færslunúmer

• Nafn notanda, netfang eða kennitala

• Heildarupphæð (yfir/undir)

Smelltu á Leita til að virkja síurnar eða Hreinsa síur til að núllstilla þær.

Tímabilsval

Notaðu dagsetningarvalið efst til vinstri til að sía reikninga eftir:

• Í dag

• Síðustu viku

• Þessum mánuði

• Sérsniðið tímabil

Niðurhalsmöguleikar

Smelltu á hnappinn Annað efst í hægra horninu til að hlaða niður:

• Reikningalisti – Töflureiknisskjal sem sýnir stöðu reikninga, upphæðir og upplýsingar um notendur.

• Greiðslulisti – Sundurliðun á öllum greiðslum sem gerðar hafa verið vegna valinna reikninga, þar á meðal greiðsluaðferðir og dagsetningar.

Færslur

Flipinn Færslur er til viðbótar við flipann Reikningar og sýnir allar greiðslur sem tengjast reikningum. Hver lína í þessum lista sýnir eina færslu — hvort sem um er að ræða kortagreiðslu, afslátt, afturköllun eða handvirkt skráða greiðslu frá stjórnanda.

Þessi listi hjálpar þér að:

• Fylgjast með hvernig og hvenær reikningar eru greiddir

• Staðfesta hvaða greiðslur hafa borist

• Finna greiðslur sem vantar eða hafa mistekist

• Yfirfara afslætti og greiðslur sem stjórnendur hafa bætt við handvirkt

• Samræma greiðslur við reikninga vegna bókhaldsuppgjörs og skýrslugerðar

Með því að sameina þennan lista við reikningalistann getur þú séð bæði hvað hefur verið reikningsfært og hvað hefur verið greitt.

Tegundir greiðslna

• Kortagreiðslur – Framkvæmdar af notendum í gegnum rafræna greiðslugátt.

• Sjálfvirkir afslættir – Veittir við skráningu (t.d. systkinaafsláttur).

• Greiðslur stjórnenda – Handvirkt skráðar af stjórnendum (t.d. staðgreiðsla, endurgreiðsla, afturköllun).

Útskýring á dálkum

Síur

Tiltækar síur eru meðal annars:

• Deild

• Móttökureikningur

• Þjónusta félags

• Staða (Greitt / Ógreitt)

• Tegund (kort, afsláttur, handvirkt o.fl.)

• Reikningsnúmer

• Færslunúmer

• Ytri tilvísun

• Notandi

• Upphæðarbil

Smelltu á Leita til að virkja síurnar eða Hreinsa síur til að núllstilla þær.

Niðurhal

Smelltu á hnappinn Annað efst í hægra horninu til að flytja út greiðslulistann (færslur) og búa til þitt eigið samantektaryfirlit yfir gögnin.

Flipinn Uppgjör – Sjá nánari upplýsingar hér

Flipinn Uppgjör sýnir lokaþrepið í greiðsluferlinu — þegar kortagreiðslur eru fluttar frá greiðsluveitunni yfir á bankareikning félagsins.

Hvernig uppgjör virka

1. Notandi skráir sig og greiðir með korti – Reikningur verður til og er greiddur.

2. Fjármunir eru geymdir tímabundið – Greiðslumiðlarinn (t.d. Adyen) staðfestir og heldur fjármunina.

3. Uppgjör – Greiðslumiðlarinn sendir fjármunina á bankareikning félagsins, í samræmi við uppgjörstíðni félagsins, t.d. vikulega.

4. Abler skráir uppgjörið – Abler sýnir útborgunina í flipanum Uppgjör, með upphæðum, gjöldum og nánari upplýsingum um færslur í Excel-skjali sem hægt er að hlaða niður.

Ef uppgjör sýnir neikvæða upphæð þýðir það að endurgreiðsla hefur verið framkvæmd.

Skoða uppgjör

• Farðu í Fjármál-hlutann í Abler.

• Veldu Uppgjör úr valmyndinni.

• Notaðu síurnar til að þrengja eftir dagsetningu eða deild.

• Veldu eitt eða fleiri uppgjör.

• Smelltu á Annað til að hlaða niður uppgjörsskýrslunni í Excel.

Nánar um Excel-útflutning

Excel-skjalið sem flutt er út inniheldur tvo flipa:

• Flipinn Greiðslur – Yfirlit yfir hvert uppgjör:

  • Uppgjörsnúmer

  • Greiðsludagur

  • Útborgun (nettóupphæð sem flutt er)

  • Bruttóupphæð

  • Færslugjöld

  • Fjöldi færslna

• Flipinn Færslur – Sundurliðun hvers uppgjörs, undirliggjandi færslur sem eru innifaldar:

  • Þátttakandi

  • Greiðandi

  • Keypt þjónusta

  • Reikningsnúmer

  • Nettóupphæð

  • Gjöld

  • Bruttóupphæð

Krossvísun reikninga

Til að fletta upp tilteknum reikningi sem er skráður í uppgjörsútflutningnum:

1. Notaðu leitarstikuna í Abler.

2. Sláðu inn invoice: [number] (settu inn raunverulegt reikningsnúmer í staðinn).

3. Ýttu á Enter til að opna reikninginn.

4. Á reikningssíðunni, smelltu á Greitt til að sjá staðfestingarnúmerið.

5. Berðu þetta saman við númerið í dálki U í Excel-skjalinu sem hlaðið var niður.

Með því að nota flipana Reikningar, Færslur og Uppgjör saman færðu fulla yfirsýn yfir fjármálaflæðið, frá skráningu til greiðsluinnheimtu til útborgunar til félagsins.