Conectar Abler con Zapier
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Envía las inscripciones, miembros, sesiones y facturas de tu club desde Abler a Mailchimp, Google Sheets, Airtable, Slack y miles de apps más, de forma automática y sin escribir código.
Acceso anticipado · por invitación
Zapier es un servicio que conecta apps entre sí. Eliges algo que ocurre en Abler, por ejemplo una nueva inscripción, y decides qué debe pasar en otra app como resultado. Zapier llama a cada una de estas automatizaciones un Zap.
Para conectar Abler necesitas tres cosas: un plan de Abler que incluya acceso a la API, una clave de API de Abler para tu club y una cuenta de Zapier. El plan gratuito de Zapier es suficiente para empezar.
Tu clave de API es una contraseña
Cualquiera que tenga la clave de API de tu club puede leer los datos de tu club. Pégala solo en Zapier, nunca en correos ni documentos compartidos, y pídenos que la sustituyamos si crees que ha quedado expuesta.
Tu contacto en Abler puede confirmarlo en un minuto. Si no lo incluye, te dirá qué implica la mejora de plan.
Emitimos una clave por club. Para informes de asistencia y exportaciones de perfiles de miembros, pide una clave con permisos de club-admin : la clave estándar no los cubre.
Ve a zapier.com y regístrate, o inicia sesión en la cuenta que ya usa tu club. Si varias personas del club van a gestionar Zaps, usa una cuenta compartida del club en lugar de la cuenta personal de alguien.
Mientras la integración esté en acceso anticipado, no aparece en la búsqueda pública de Zapier. Te enviamos un enlace de invitación; al abrirlo con la sesión iniciada, se añade Abler a tu cuenta de Zapier.
En Zapier, crea un nuevo Zap y elige Abler como app de activación (trigger). Cuando se te pida, pega tu clave de API y dale a la conexión un nombre que reconozcas, como el nombre de tu club. Zapier prueba la clave al instante.
Elige el evento de Abler que debe iniciar el Zap, elige la app y la acción que deben seguir y luego usa el paso de prueba de Zapier: obtiene un registro de muestra real de tu club para que puedas asignar los campos correctamente. Activa el Zap cuando la prueba se vea bien.
Un buen primer Zap
Empieza con New or Updated Club Member → Mailchimp Add/Update Subscriber. Usa un trigger y una acción, y verás el resultado en tu lista de correo a los pocos minutos de activarlo.
Conviene conocer algunos detalles sobre cómo funcionan juntos Zapier y Abler antes de empezar, para que nada te sorprenda más adelante.
Zapier comprueba si hay cambios en Abler a intervalos fijos: cada 1 a 15 minutos, según tu plan de Zapier. Las actualizaciones llegan en pocos minutos, no en el mismo segundo.
Activar un Zap no envía tus miembros existentes ni las inscripciones anteriores. Si necesitas tu historial en la otra app, pregúntanos por una importación única.
Cada miembro, inscripción, programa y sesión incluye su ID de Abler. Úsalo como clave de coincidencia en tu hoja de cálculo o CRM para que los registros sigan vinculados aunque cambie un nombre o un correo.
El informe de asistencia cubre el día anterior y está pensado para ejecutarse cada mañana. Es un registro completo y corregido, no una lista en tiempo real.
El trigger de listas de correo envía la dirección de correo propia del miembro y omite a los miembros que no tienen una. Nunca se sustituye la dirección de un niño por la de su tutor.
Las exportaciones de asistencia y de perfiles necesitan una clave club-admin, y escribir inscripciones de vuelta en Abler requiere actualmente nuestra ayuda para configurarlo. Lo configuramos contigo.
Un trigger es algo que ocurre en Abler y que puede iniciar un Zap. Una búsqueda (lookup) encuentra un registro a mitad de un Zap. Una acción pide a Abler que haga algo o que entregue un informe. Hay dos ideas importantes al elegir un trigger:
“¿Quién se inscribió?”
Miembro→Inscripción→Programa
Una inscripción es la plaza de un miembro en un programa o membresía. Los triggers de personas e inscripciones siguen todos esta cadena: es lo que necesita un CRM o una lista de correo.
“¿Quién asistió?”
Miembro→Sesión→Grupo→Programa
La asistencia se registra por sesiones, por separado de las inscripciones. Se obtiene con la acción del informe diario de asistencia, no con un trigger.
Trigger | Qué envía | Útil para |
|---|---|---|
Personas | ||
New or Updated Member / Player | Un registro por cada persona inscrita, incluidos niños sin correo propio. Incluye vínculos a sus tutores. | Una lista completa de personas en Airtable o en un CRM |
New or Updated Parent / Guardian | Un registro por tutor con los IDs de los niños a los que está vinculado. Dos tutores que comparten correo se mantienen separados. | Listas de contacto de padres, vistas por familia |
New or Updated Club Member | Un registro por cada dirección de correo única de miembro. Los miembros sin correo propio quedan fuera. | Mailchimp y otras listas de correo |
Trigger | Qué envía | Útil para |
|---|---|---|
Inscripciones y membresías | ||
New or Updated Membership | Cada inscripción con su miembro, programa, producto, fechas de inicio y fin, y estado. | Mantener una hoja de inscripciones o un CRM sincronizado con Abler |
Membership Started | Inscripciones activas cuya fecha de inicio ya ha llegado. | Correos de bienvenida, tareas de incorporación |
Membership Cancelled | Inscripciones cuyo estado ha pasado a cancelado. | Alertas de Slack a entrenadores, tareas de seguimiento |
New Club Subscription · New Service Subscription | Flujos más sencillos de nuevas inscripciones para todo el club o para un programa que elijas. | Avisar al entrenador de un equipo concreto |
New Subscriptions (Last 7 Days) | Inscripciones creadas en la última semana. | Resúmenes semanales |
Trigger | Qué envía | Útil para |
|---|---|---|
Programas y sesiones | ||
New Service | Programas, cursos y tipos de membresía de tu club o de una división. | Publicar tu lista de programas en un sitio web o una hoja de cálculo |
New or Updated Event | Entrenamientos y otros eventos de un grupo que elijas, con hora, lugar y cambios. | Calendarios compartidos, recordatorios de sesiones |
Event Cancelled | Una sesión cancelada para todo el grupo, no la reserva cancelada de una persona. | Avisar a los padres de que una sesión se cancela |
Trigger | Qué envía | Útil para |
|---|---|---|
Facturas y pagos | ||
New Invoice (Past 7 Days) | Facturas emitidas en tu club o en una división durante la última semana. | Conciliación en Google Sheets o en herramientas de contabilidad |
New or Updated Payment Transaction | Transacciones de pago a medida que cambian. El estado se envía como código de estado de Abler; una factura nueva no es lo mismo que un pago completado. | Hojas de seguimiento de pagos |
Búsqueda o acción | Qué hace | Útil para |
|---|---|---|
Búsquedas | ||
Find User | Encuentra a una persona por su ID de Abler (o por kennitala, si tu club está autorizado a usarla). | Añadir datos del miembro a una inscripción antes de que llegue a tu CRM |
Find Service · Find Club | Encuentra un programa o club por ID, con un desplegable de tus propios programas y clubes. | Añadir nombres de programas a los registros |
Acciones | ||
Get Daily Attendance Report clave club-admin | El registro completo de asistencia del día anterior, una línea por persona y sesión. La confirmación (RSVP) del jugador y la marca de presencia del entrenador se mantienen por separado. Hasta 3 ejecuciones por hora. | Una hoja de asistencia matinal |
Get Member and Guardian Profiles clave club-admin | Una página de perfiles de miembros con vínculos a tutores cada vez, para una exportación completa. Hasta 10 ejecuciones por hora. | Exportaciones únicas, sincronizaciones completas periódicas |
Create Subscription · Update Subscription configuración asistida | Inscribe a una persona en un programa, o modifica una inscripción existente, desde otra app. | Inscripciones desde tu propio formulario web o CRM |